Consulter les dossiers aux archives médicales ou encore le dossier d'un employé est en tout temps possible. Du moins, sous certaines conditions. On ne débarque pas tout bonnement aux archives médicales en demandant « je veux voir tel dossier » pour pouvoir le voir. Il en est de même pour consulter les informations provenant de la salle d'échantillonnage et de la salle des mémoires. Après tout, il s'agit d'informations confidentielles et très secrètes pour certaines.
La première étape est de faire une demande officielle auprès des archives du centre de façon écrite en passant par le biais de : l'intranet, du courrier interne ou encore en personne. Si le formulaire n'est pas rempli de façon complète et officielle, la demande ne sera tout simplement pas traitée.

La demande de consultation de dossier, de résumé de dossier ou encore l'accès à une salle d'échantillonnage doit obligatoirement être approuvé par la chef des archives, madame Demetria Tsitnikov. Il faut savoir qu'elle ne laissera pas passer n'importe quelle demande sans l'étudier à la loupe. D'autant plus si la demande touche une salle d'échantillonnage. Il est également important que le superviseur de la personne qui fait la demande ait approuvé ses démarches.

Normalement, ceux autorisés à venir consulter/demander des informations sur un dossier sont : les médecins, les psychiatres, les membres de la direction, les tuteurs, les spécialistes. Madame Tsitnikov se montrera plus ouverte à laisser ces personnes consulter un dossier. Si vous n'êtes pas dans ces métiers ou si vous n'avez pas directement un lien avec le sujet de laboratoire, il vous faudra une autorisation écrite de votre supérieur vous autorisant à consulter le dossier en question. Sans quoi madame Tsitnikov déchirera votre demande sans même se gêner.

En ce qui concerne la demande de consultation d'un dossier d'un autre employé, elle est formelle sur le sujet. Seuls les membres de la direction, les médecins, les psychiatres, les spécialistes ainsi que les chefs de section où travaille l'employé ont accès au dossier. En aucun cas, un collègue ne sera autorisé à lire votre dossier. Ceci est confidentiel et le restera.

Le temps pour faire préparer le dossier afin qu'il soit consulté sur place prend en moyenne une journée. Le temps aux archivistes de sortir les informations demandées et de tout préparer pour que la personne qui vient consulter puisse s'installer au calme pour consulter le dossier en question.

Concernant les résumés de dossier, le délai est plus long. Cela peut prendre jusqu'à trois jours pour avoir l'intégralité. Tout dépend de l'épaisseur du dossier en question. Malgré tout, la plupart du temps le résumé est prêt dans les 48 h après son acceptation par la gestionnaire.

Pour ce qui est des consultations des informations dans les salles d'échantillonnage le délai n'est pas négociable. Il est de 24h à 48h le temps que la gestionnaire et son équipe fassent leur petite enquête. La sécurité des informations en dépend après tout. Elle ne laissera pas n'importe qui consulter ces informations.

Une fois que les documents sont prêts pour être consultés et que la personne se présente aux archives médicales, elle doit signer un registre de présence contestant qu'elle s'est bel et bien présentée pour consulter le dossier. Sans oublier que l'archiviste passera son badge d'employé pour signaler au réseau informatique la présence de cette personne dans les archives. On n'est jamais trop prudent. C'est la devise de Tsitnikov. Par la suite, la personne peut donc soit partir avec le résumé de dossier comme demandé ou le consulter. Si la personne consulte le dossier sur place à son départ le badge est à nouveau repassé pour signaler son départ du système afin de prévenir l'informatique que la personne ne consulte plus le dossier.